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标题: 如何高效地管理邮件----职场新人必读
妖精的口袋
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如何高效地管理邮件----职场新人必读

最近在给这一年来断断续续写成的书定稿,其中就有一节专门讲电子邮件的使用。

设置电子邮箱

对电子邮件进行有效的管理,依赖于职场人培养良好的处理邮件的习惯。习惯养成非一日之功。在培养习惯的同时,我们可以通过对电子邮箱进行有效的设置,在短期内提高管理电子邮件的效率。

下面这些简单的设置,就能在很快地时间内将你的邮箱化繁为简。

设置一:抛弃复杂的分类文件夹,只设立一个“已处理邮件”文件夹,将所有需要留存的邮件放入其中。

给东西贴标签是人的本能,对待电子邮件时也是如此。因此常常看到有人在电子邮箱中设置复杂的文件夹来保存不同类别的邮件:销售数据、预算决算、客户信息、重要参数、会议备忘、媒体资料、待办任务等等不胜枚举。这种为每一封邮件分门别类别类的做法看似有条不紊,但实际上却会导致邮箱管理的效率低下。

只设立一个单独的“已处理邮件”文件夹,把需要留存的邮件一股脑的放进去,想都不想要怎么分类,日后需要查调时,只需使用邮件的搜索功,轻轻松松的把邮件找到。

设置二:创立常用的“邮件规则”,让电子邮箱成为你的私人秘书

“邮件规则”是大多数电子邮箱都会提供的功能。它指挥邮箱根据每一封新接收到的邮件进行一系列的条件判断,然后根据判断的结果,对邮件做出预设的动作。以最常见的 Outlook 为例,条件判断就包括:

· 发件人 / 收件人是谁;

· 邮件主题或正文包含哪些关键字;

· 邮件是否包含“重要”、“行动”或“保密”等标记;

· 邮件是否包含会议邀请;

· 是否是主要收件人,或是被抄送对象。

而预设的动作则包括:

· 将邮件移入某一文件夹;

· 对邮件进行“跟进”、“重要”等一系列标注;

· 删除、转发或打印;

· 标记已读;

· 桌面提示;

· 使用特定的信息或模板进行回复等。

这些条件判断和预设动作可以任意组合,达到你想要得效果。

设置三:创建邮件模板

模板是提高办公效率,避免重复劳动的极好方式。对管理邮箱来说也不例外。根据工作中经常会遇到的情况总结出几个常用的模板,无疑会为你节省下一大笔时间。如果你已经工作了一段时间,可以现在就到自己的已发送邮件文件夹中翻看过去几周发出的邮件,从中找出那些结构类似可以重复利用的内容,建立你的邮件素材库。

此外。邮箱中还有一个容易被人忽视的功能,稍稍改变思路,就能够成为管理这些模板的得力工具。这个功能就是签名档。

签名档,顾名思义是用来在邮件末尾快速嵌入你的签名信息。这些信息通常包括姓名,职位,电话,传真,邮箱地址等。通常大家的签名档中只会保存一两个不同的版本。比如我常用的签名档只有两个:公司内部使用的较短,只保留姓名,部门等基本信息,而对外使用的则包含更多联系方式。

但其实,这样的用法并没有最大限度的发挥签名档的功能。如果你设置过自己的签名档就会发现,其实虽然是专门为储存签名设置的功能,但是实际上签名档并没有字数或格式的限制。你看到的签名设置页面基本上就是一个文字编辑器。

因此,我们可以利用签名档这个功能,储存你的各种邮件模板。由于签名档是邮箱功能的一部分,使用它可以避免打开其他程序所花费的时间,同时也让你省下不少需要记忆模板位置的脑力。

电子邮箱使用习惯

对邮箱进行上面的设置可以在短期内提高你的得处理效率,但是它们做能做到的十分有限,仅仅是对邮件进行一些初始的处理。而真正在长期内取决定作用的,是你使用电子邮箱的习惯。养成良好的使用习惯,可以让你始终凌驾于电子邮件之上,让它为你工作,而非整天疲于应付。

下面这些,就是最能为你的处理提高效率的好习惯。

习惯一:对每封邮件做到当天处理,保持收件箱清空状态

罗马非一日之功,而邮箱里那成百上千封的未读邮件也不是一夜之间积攒起来的。像生活中的很多事一样,如果总是想着“等到有时间的时候再来处理吧”,那些没有被读过的邮件,就会永远的在你的邮箱住驻扎下来,再也挥之不去。

因此,你要尽力达到的状态,就是在结束一天工作的时候,收件箱里空空如也,所有当天的邮件都被处理妥当。这不是一个容易做到的习惯,但是却会给你带来极大的收获。下面将的几个习惯都是围绕如何才能做到邮箱的“日清日毕”来展开的。

当然,这样的要求并不是要你一天到晚盯着邮箱,对新邮件一跃而上。如果这样的话,岂不是本末倒置,把处理邮件当成了本职工作?有人提倡一天当中只打开邮箱一、两次,集中处理邮件,把剩下的时间全部投入到工作中。这是一个好主意,可以帮助职场人保持对重要工作的注意力,避免分心。当然,这样的做法也有负面的作用,比如可能会让你错过采取行动的最佳时机。

折中的办法是将“即时回复”和“定时回复”结合起来使用,对于重要联系人发来的邮件,或者可能含有重要信息的邮件,迅速采取必要的行动。而对其余的邮件,则安排固定的时间集中处理。

首先,你需要在选项中将邮件送达的桌面提醒关闭。这样你就不会在每次收到新邮件时都被打扰到,因此可以集中注意力在要紧的工作上。

然后,通过上面提到的邮件规则的设置,为重要联系人发来的邮件,或者含有诸如“紧急”、“立刻”等字眼的邮件打开桌面提醒,以便自己在第一时间得到提示对重要的邮件有所行动。

最后,你要为自己规定处理其他邮件的时间。频率和时间可以根据自己的工作内容决定。但是建议不要把处理邮件作为早上第一件去做的事情。这样做是因为通常早上的时间,特别是已开始工作的时间,你的脑力最为旺盛,适合用来处理最为棘手、最富挑战的重要工作。电子邮件容易转移你的注意力,使你无法全身心的投入。因此,要避免让检查邮件成为你早上的第一件工作。

习惯二:每封邮件只读一次

不少人处理邮件的方式是这样的:一封邮件读过后,头脑中想想需要采取什么行动,大概有了答案后,便感觉到问题已经解决,心里给这封邮件打上个大大的钩钩,认为这就算处理完一封邮件了,于是接着去看下一封,重复上面的动作。这样做的人心理上基本是一个想法,那就是打算把所有新邮件都读过一遍后,再一并采取行动。打开邮件对他们来说有点像拆礼物,每一次邮件从未读变成已读的过程都能给他们带来小小的满足感。但是马上采取行动就意味着拆开下一个礼物的间隔要变长,因此干脆一股脑将所有的邮件看个遍,先满足了再说。

但实际情况往往是,还没等到把所有邮件都读完,就有别的事情冒了出来,注意力于是被转移到其他事情上。等回过头再来继续处理邮件时,才发现方才读过,在心中约略有过答案的已读邮件,虽然大体上仍有印象,但是对于具体内容却不那么确定。因此,只能回去再花时间认认真真的重读一遍,以做进一步考虑。这样反反复复,时间就在不知不觉中浪费掉了。

要解决这个问题,只有拿出一步一个脚印的态度:严格要求自己邮件只读一遍,读完后马上采取相应的行动,并把邮件请出收件箱。只有这样做,你才有把浪费的时间找回来,才有可能对每封邮件做到当天处理。下面的习惯能够帮助你坚持这种只读一次的要求。

习惯三:对每一封邮件执行 4D 处理

4D 是指四个英文单词所代表的动作,它们是:行动(Do),转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。这是由美国出版家 Michael Hyatt 首先提出来的有效方法。

行动

如果在阅读后你发现邮件中含有需要由你来完成、并且可以在很短的时间完成的任务,那么你就要立刻有所行动。比如邮件询问一个简单的业务问题而你刚好手头有现成的资料,或者邮件请你安排出下周面试毕业生的时间。回复一个答案,在日历中创建一个新的会议,这些都可以在几分钟内完成。这种情况下你没有理由做任何拖延。

在这一点上,GTD 工作法的创始人大卫·艾伦(David Allen)提出过一个著名的“2 分钟法则”,即任何在 2 分钟内可以完成的事情,都应该立刻着手去做。这是因为对 2 分钟的事情所作的任何判断、归纳、计划所花的时间都会大于完成它所花的时间,因此除了立刻去做,没有更为有效的方式。大卫甚至自豪的宣布自己为了对 2 分钟有更准确的概念,曾经一度秒表不离身,准确地记录下那些小事情所花的时间。

我们显然没有必要做到那么极端,1 分 59 秒的事情就立刻动手,2 分 1 秒的事情就束之高阁。但是大卫的道理是说得通的,值得我们在处理电子邮件时借鉴。

转发

如果你发现邮件中提到的工作可以转交给更适合的人,或者可以以更低成本完成的人,则要尽量将任务布置下去。比如审计中经常会遇到核对数字的工作。这件事情一个注册会计师并不能比一个实习生做的更好,但注册会计师的时间成本却往往是实习生的数倍。这样的工作,就需要合理的转交给初级别的员工来完成。以解放出高级别员工的时间来作只能由他们完成的任务。

这种情况下,你也要立刻行动,在原邮件中加入对任务的说明、要求等,同时附上执行任务的人会需要用到的各种信息,告知其寻求帮助的方式,然后转发给适合这项工作的人。在转发的同时,也要记得通过抄送或单独得邮件通知原发件人这件事情已经被转交给他人处理。

对“行动”和“转发”两类邮件处理后,可以把需要备案的原始邮件存入“已处理邮件”文件夹,剩余的则可以删除。

搁置

当邮件中提到的工作必须由你来做,但显然无法在短时间内完成的情况下,把它们暂时搁置起来,放入一个叫做“搁置”的单独文件夹,是使收件箱保持清空的好办法。

有人会有这样的疑问,这样搁置起来,岂不是跟在留在收件箱里一回事?这样地疑问不无道理。如果你把“搁置”文件夹当作收件箱的替代品,无论什么样的任务都不分青红皂白的往里装,那显然这样的文件夹与一个邮件堆积如山的收件箱并无区别。但如果在将这样的邮件放入“搁置”文件夹前你做了以下几个步骤,两者的效果则显著不同:

首先,你要严格控制放入此文件夹的邮件数量。这就要求你忠实的判断邮件确实不属于可以马上“行动”或进行“转发”的范畴。这一点对于避免“搁置”文件夹成为影子收件箱尤为关键。

其次,你要大致估算完成工作所需要的时间。如果任务对时间的要求超出了你能拿出的时间,就要考虑告知发件人寻求解决办法。

然后,你要在转移邮件前,在代办事项列表中记录这项工作。这样做的目的,一方面是避免邮件一旦落入“搁置”的范畴就石沉大海,另一方面,也是通过这样的记录,判断工作的重要性和紧迫性,分清主次,以便安排随后的处理顺序。

这些步骤完成后,邮件便可以顺利移驾到单独的“搁置”文件夹了。

关于分清邮件的主次,我们还有另外一个办法。我们可以创建另外一个单独的“抄送”文件夹,然后创建邮件规则,规定所有作为被抄送对象收到的邮件,都被自动放入这个文件夹。我们稍候会提到,习惯当中,邮件的抄送一栏中的联系人并不是邮件的主要沟通对象。因此,加入你的名字出现在抄送一栏中,你可以比较肯定的说这封邮件对你来说重要性不高,因此,利用邮件规则自动把这类邮件单独存放起来,等完成更为重要的工作后再回过头来处理它们。这样可以帮助你更好的管理自己每日的工作流程。

删除

前面提到的对于“行动”和“转发”两类邮件处理后的删除自不必多说。还有一类情况是邮件只是通知性质的,并不需要你的进一步行动。这种情况下,当你把确定以后会用到的邮件转入“已处理邮件”文件夹后,剩余的邮件要果断的删除。

在这里要强调“果断”的删除,是因为有些人对于删除邮件存在难以言说的心理障碍。这并不是在说笑,在行为学上,不停的囤积物品、无法丢弃任何东西的行为,是强迫性神经官能症(也就是我们通常所说的“强迫症”)的症状之一。这种行为源自于人类和其他动物收集并贮存食物应对恶劣环境和灾难的本能。但是在极端的情况下,这种本能就会演变成一种心理疾病。英文中有一个专门的词来描述这种行为,叫做 hoarding,可以翻译成“囤积症”。表现在生活中,就是觉得任何东西今后都可能会用到,因此舍不得丢弃。最终把家里塞得满满当当,连下脚的地方都没有。在情景剧《破产姐妹》中,主人公就曾经给一个囤积症患者打扫过房间。

当然,大多数人不会到这个地步,但应该或多或少都在自己或身边人的身上见到过这样行为的影子。而在工作中,我们也有可能变成电子邮件的“囤积症”患者。要克服这样的倾向,需要认识到这样几个事实:

· 任何现在需要的邮件,都被你保存在了“已处理邮件”文件夹中;

· 任何虽然现在不需要但是你感觉今后会用到的邮件,最终都不会被用到;

· 如何日后发现需要用到的邮件已经被删除了,你的同事中永远会有一个人把它好好的保存着;

· 如果没有人保存这封邮件,那这封邮件根本就不重要。

所以,除非你现在就能知道这封邮件为什么会被需要,否则请“果断”的把它丢进垃圾桶。

如何写好一封电子邮件

了解了如何管理每天接收到的邮件后,让我们再来看看如何从我们自身做起,写出高质量的电子邮件,减轻电脑另一端我们的合作伙伴处理电子邮件的负担。

处理电子邮时很多的负担是因为邮件的词不达意、冗长混乱造成的。真正言简意赅、目的明确的邮件凤毛麟角。也许这是因为,发送一封电子邮件是如此轻而易举的事情,几分钟就能写好一封邮件,而且几乎没有成本,让人们很少能够像以前撰写纸制信件时那样字斟句酌。而工作节奏的不断加快客观上也加剧了毫不“走心”的垃圾邮件的产生。

但是,电子邮件已经成为商业环境中最为重要的沟通方式之一。它如此重要的地位确实应该让人们认识到,写好一封电子邮件的本领,是每一个职场人在入职之初就应该勤加锻炼,尽快掌握的技能。下面的这些建议,相信可以帮助你更快的完成从一个菜鸟到高手的转变。你会注意到,几乎所有的建议,都可以归结到一个原则中去,那就是换位思考,站在收件人的角度,想象收件人收到一封什么样的邮件会更愿意读下去,会更愿意采取行动。掌握了这个原则,你可以发现其实更多的技巧,可以顺手拈来。

是否非要发邮件 - 写邮件之前,想想是否还有更好的沟通方式。有些时候,当面交谈或一通电话比来来回回十几封邮件要有效得多。不要让电子邮件成为你懒惰的工具,只有在真正需要时才选择利用电子邮件进行沟通。

分清收件人和抄送人的区别 - 收件人和抄送人同样是邮件的一部分,对这两栏的安排也能够传递大量的信息。一般情况下,约定俗成的规则是,只有收件人一栏中的联系人才是邮件真正发送的对象。也就是说邮件里的话是说给这一栏中的人听的。而抄送栏中的联系人,只是旁听的身份。这种旁听的身份,或许是因为是收件人一栏中联系人的上下级,需要对提及的事情有所知晓,或者是因为邮件中被提到,加入抄送一栏以示礼貌,原因不一而足。这其中微妙的差别,就需要发件人好好的捉摸,是否在收件人和抄送人的安排上给出了与邮件内容相矛盾的信息。

善于利用标题 - 在标题中用<行动>、<信息>或<请求>等字眼一目了然的概括你希望收件人所采取的行动,同时用关键信息勾勒出邮件的主要内容,比如"<信息> 2014 年 4 月 3 日与王经理的销售会议总结”和“<请求> 研发部 2014 年 5 月份分离机采购申请”这样的标题,就比单纯的“会议总结”、“采购申请”带给收件人更多的有效信息。

一封邮件一个主旨 - 精简你的邮件,尽量做到一封邮件只讲一个主旨。人们会本能的抵触冗长的邮件,而更愿意对可以轻松掌握的信息采取行动。因此越是短小精悍的邮件,越能起到好的沟通效果。如果无法做到一个主旨,也请把话题限制在三个以内。就像我们在演讲一章中讲到的那样。

对长邮件做出提示 - 如果内容决定了邮件本身不可能做到简短,请在邮件的标题或正文的开始给读者“这是一封长邮件”的提示,并解释为什么需要较长的篇幅。这既是出于对他人时间的尊重,也容易博得收件人的认同,让人更有准备、更可能花时间阅读你的邮件。

给长邮件清晰的结构 - 邮件达到一定的长度,实际上就进入了报告的范畴。这种情况下,就需要你结构化整封邮件。利用副标题,序号,加黑,斜体及下划线等手段将邮件的逻辑和线索清晰地标示出来,有利于读者对你思路的理解。

加亮标记连环邮件的引述部分 - 当回复或转发一封含有一长串邮件的连环邮件时,把引述的部分加亮标记出来。要知道,你的发送对象不一定像你一样对下面的连环邮件了如指掌。当你轻轻松松的写道“如前一封邮件所示”时,你的读者很可能要花上数分钟才能找到你所指的那部分,并因此感到泄气,行动的意愿也会降低。

保持邮件编辑的简洁 - 谨慎使用非通用的字体、字号或颜色。在不与企业文案的统一规定相抵触的前提下,尽量使用缺省设置的字体和字号,使用黑色作为正文的颜色。只在必要时使用加黑,斜体及下划线等通用的文字编辑手段显示重点。这样做是为了降低收件人的阅读成本,不必为了你的一封邮件而调整自己的阅读习惯。

总结行动要点 – 跟开会时需要始终关注行动要点一个道理,对于需要收件人有所行动的邮件,在正文的显著位置,即开头或结尾,将行动用点句的形式概括出来,可以方便收件人进行跟进。“需要我做什么?”永远是收件人阅读邮件时最为关心的问题,如果你不能在显著的位置回答他的这个疑问,那么很可能他会很快失去阅读兴趣,或者忽略藏匿在字里行间的行动请求。

给收件人多种选择 - 针对需要收件人有所行动的邮件,尽量给出多种行动选择。比如在向部门经理申报年度预算时,与其一句“请您审阅附件中的年度预算”,不如这样来讲:“请您审阅附件中的年度预算。如果您认为这份预算可行,请在系统中批复。如果有任何需要修改的地方,请随时打我电话或通过邮件提出您的疑问。假如您没有时间做详细的审阅,我是否可以占用您 10 分钟的时间当面向您解释预算的细节?如果您希望稍后审阅,请注意预算批复的截止日是本月 23 号。”这样做可以避免一封邮件来来回回商讨可能的方案,减少双方的工作负担。

及时添加附件 – 忘记添加附件虽然不是什么大逆不道的事情,到我宁可不要处在发件人那样尴尬的处境。要避免把一封邮件匆匆发出而忘记添加附件,最好的办法是,不要等到整封邮件写完再回过头来添加附件,而是在撰写的过程中,当提到一份附件时,就随手把附件添加到邮件当中。在包含多个附件时,这种做法尤其重要。它虽然可能降低撰写邮件的速度,却可以确保你发出的邮件始终保持专业的水准。

为附件编号 – 如果你的邮件中包含多个附件,请为它们编号。这样,即使你添加附件的顺序有误,收件人也能后从编号中得知你正文中提到的附件依次是哪个。

慎用“重要”标签 - 只有在邮件真的十分重要或紧急的情况下,才选择使用“重要”标签。这跟狼来了的故事是一个道理。如果你的每一封邮件都带着那个鲜红的感叹号,久而久之就不会有人再把你的所谓“重要”邮件当回事。把“重要”标签当做一种宝贵的资源,只有在真正需要时才去使用,才能达到它本来应有的效果。

重读邮件 - 在点击发送前,把邮件重读一遍。这样做,能够使你站在收件人的角度检查邮件是否足够简洁明了、不带歧义,重点是否突出,读者能否快速找到所需要的信息和行动点。在上面管理电子邮件中省出的时间,正是应该用到这样的地方。

开启自动校正功能 - 为你的邮件设置发送前自动校正功能。一个错别字可以让你的专业形象大打折扣,虽然自动校正功能不能识别所有的疏漏,但是它却可以帮助你发现那些显而易见的尴尬错误。

延迟邮件发送 - 如果你是那种常常在点击发送的那一刹那,才意识到自己遗漏了某些关键信息的人,那么建议你启用邮箱自带的延迟发送的功能。延迟的时间可以自由设定,5 分钟是一个不错的选择,留给你足够的时间“反悔”。我的同事曾经不止一次的告诉我,延迟功能救了他们的“命”。

作者:李东旭,审计师,英国特许会计师(ACA)



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2015-7-7 9:46:00
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辻造
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2015-7-9 14:21:00
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虽然现在微信,微博,qq等新媒体和社交软件层出不穷,但邮件还是基本的有效的通信方式,特别是用在商务交往中。

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2016-7-15 18:34:00
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