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生物器材论坛留言板『供应信息』 → 供应商使用电子邮件的基本常识, 大家都看看

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标题: 供应商使用电子邮件的基本常识, 大家都看看
equip
帅哥哟,离线,有人找我吗?
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楼主
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供应商使用电子邮件的基本常识, 大家都看看
看到这个题目,大家可能感觉可笑,现在网络时代了,E-mail和浏览器已经成了互联网的基本应用,收发E-mail成了家常便饭,还有哪个能上网的人会说不会用E-mail呢。

可是,在这里说的不是如何设置和操作电子邮件的技术问题,而是一些营销宣传方面如何应用电子邮件的问题,用的好,能给您带来工作业绩的提高,减轻你的劳动量,事半功倍。用的不好,送上门来的业务也会跑掉,煮熟的鸭子飞了。根据我们接触到的一些情况,发现一些公司对E-mail的使用还有些错误的认识和举动,有必要提醒大家一下,举例如下:

收信问题:
1、 多邮箱
常上网的人,往往都有好几个邮箱,有的是免费的如hotmail,yahoo、163、126等,有的是本公司的邮箱,邮箱多并不是坏事,只要保证这些邮箱的来信都能正常接收就行,糟的是打一枪换一个地方,最后自己也搞不清是用哪个邮箱和对方联系,我们常常就遇到这种情况,发给对方的重要求购信息或者重要文件,对方来电话说没收到,再查下去,对方会问,你是发到哪个邮箱,我们说是发到你发信来的那个邮箱,直接回复的呀,对方说,那个邮箱我们不常用的,这才发现问题出在这。
还有的公司,邮箱出了问题,或者垃圾邮件太多,就停用或改换一个,而又不上网更改和通知别人,以致造成收不到用户的求购信息,错失了许多生意机会。

2、 不及时收信
现在网络时代,大多数公司都装了宽带,就是电话线拨号上网,也至少应该每天收一次邮件,装了宽带就应该把Outlook Express(OE)或者Foxmail一直打开,这样来了邮件随时都能收到,能在第一时间给客户答复,充分体现公司对客户至上的承诺。可是有的公司却不是这样,而是有空了就收一下,没空就不收信,有时电脑出了故障,那就慢慢修吧,有时要修个10天8天的,那边客户等的很急,一直不见答复,只有另找其他人家了。现在,如果公司里的电话不通,可能公司的老总会急得要命,可是网络不通或者电脑坏了,可能老总就不怎么着急。
还有种情况,就是出差,在外地上网不方便,现在一般的酒店很少有宽带的,旅馆电话线路不好,拨号也很慢, 所以出差期间来的信件往往不能及时收取和处理,也就无法及时给客户答复,建议大家出差时委托家里的人代收,条件好的可以装无线上网,或者到当地的网吧上网收信。

3、 把有用信息当做挡垃圾邮件一起挡掉
这是最普遍存在的问题,现在垃圾广告邮件铺天盖地,我们网站每天接收的1000多封来信中,90%是垃圾邮件,虽然浏览这些信要花费许多时间,但我们都不敢大意,认真对待每封来信,因为发生过不小心把有用的来信删除了,失去了一次重要的业务机会的事。这样的错误,就好像是泼脏水连盆里的婴儿一起泼掉。在一些电子邮件客户端软件中已经可以自行设定规则的功能,例如OE中就可以将来信按照来信人地址,姓名,标题,内容中包括哪些关键字的分门别类处理,如用颜色标记,直接从服务器上删除、直接移动到指定的文件夹等功能,这也是对付垃圾邮件的好办法。
还有些公司,某个邮箱垃圾邮件多了,就停用,改换另一个邮箱,可他们也许没有想到,在垃圾邮件减少的同时,联系业务的邮件也同样在减少,是不是为了减少点处理垃圾邮件的时间,而把业务也减少呢?哪个更重要呢?


4.不用客户端软件收信
许多人只会用web方式收信,不知道使用邮件客户端软件,如:Outlook Express, Foxmail这些软件,其实用客户端软件收信有许多好处,能把这些邮件下载后存在自己的电脑里,这样以后查找很方便,只用web方式收信,过几天服务器就不保存了。

以上说的是收信的问题,现在讲一下发信的问题。


5. 信的标题
也就是信头,这很重要,现在垃圾邮件那么多,如何引起对方注意,不会将你的邮件当做垃圾邮件连看都不看就删除了呢?这就要信头如何写了,常见的是不写信头,或者写个很容易被误做垃圾邮件的信头,如:“您好”,“询问”“联系业务”、“求助”等,这样的信是很容易被对方误删的。还有,如果对方的英文不怎么好,如果用英文的信头,也是很容易误删的。


6.写信不留联系方式
写书面的信件,可能不会有人不落款吧,可是电子邮件中我们常常收到一些信,既不写自己的姓名、单位,也不留电话号码,如果不看内容,都搞不清是谁发来的邮件,即使是熟人,留个电话号码也没什么坏处吧,这样可以免除别人要找你电话联系时再翻电话号码簿的麻烦吧。也许是有些人中文打字太慢,嫌打字麻烦才这样做的,其实,软件有许多自动功能,只要一次性设定好签名,每次写信后只要调入即可,并不必每次写信都要重复打一遍。

7.收信后不回信
这是最常见的问题,也最能体现公司员工的素质。我们网站有个“索取资料”功能,求购者只要填写表单,就能自动将用户的信息发到供应商的信箱中,但往往有些供应商无货,或者不能满足客户的某些特殊要求时,就对此信息不理不睬,连回信也不写,客户得不到答复,找到我们网站询问,再问供货商,他们的回答是信收到了,但没有现货,或者是客户的技术要求答不到,所以没有回信。好像还挺有道理的,可他们不知道,客户一直在苦苦等待他们的答复呢。
还有种情况,如果客户是购买产品,则热情答复,不厌其烦,但如果是请教使用和操作方法,或者联系维修事宜,则态度冷淡。
另外,我们网站收到一些求购或者询价信件后,转给一些供应商,请他们直接与客户洽谈联系,但最后结果如何,谈成没谈成,也不告诉我们网站,对此我们只有感到遗憾和无奈,当然,对于这种缺少最起码文明礼貌的公司,我们以后也就不会向其他客户推荐了。


8.回信时不保留原信内容
有些人回信,习惯把原信删除,这样可能是为了节约空间或者使页面看上去更整洁,但往往使收信者要花许多时间再去找出原信阅读。现在大家业务很多,很忙,联系的单位也分别是不同的单位,许多报价,谈判,确认都用E-mail进行,如果保留了原信内容,会使双方都谈判的过程更加清楚,免除重新思考的麻烦。而且,据说现在法律已经接受电子邮件可以做为证据,今后,万一有什么需要打官司的事情,保留的电子邮件也能作为法庭证据。大多数软件都把保留原信内容做为默认设置的,回信时,只要不特地去删除原信,一般都会保留,对发信者并不会造成任何多余的打字烦恼。

9.关于传真
现在大多数公司还只习惯用传真,不习惯用电子邮件,碰到业务联系,电话里说:你给我把文件传真过来,可能传真的操作比较简单,大家都会,也比较普及,只要有电话线的地方都能用。
但电子邮件有更方便的地方,如双方谈判时可以直接在文档中修改,也便于拷贝粘贴和打印。新事物的普及需要一个过程,当初刚出现传真机的时候,我记得90年的时候,我们细胞所全所只有一台传真机,而且装传真机还要向电信申请,那时候,主要的通信方式是通过邮局寄信,一封国内平信路上要走3、4天,仅过了十几年,传真机就已经普及到各个课题组了。所以,三、五年后,电子邮件一定会超过传真机,成为最主要的通信联络方式。
[此贴子已经被作者于2005-12-22 20:17:18编辑过]


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2004-10-30 22:41:00
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lichun11
帅哥哟,离线,有人找我吗?
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文章:399
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谢谢老大!受益非浅,对工作很有帮助的哦,大家应该仔细看看。
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2004-10-31 13:54:00
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lichun11
帅哥哟,离线,有人找我吗?
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每一个人有一个固定的信箱作为业务信箱,每天都要至少收发一次,另外对于私人关系应该有一个单独的信箱,这样公私分明,比较好一些。


[此贴子已经被作者于2004-10-31 14:02:49编辑过]

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2004-10-31 13:55:00
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tianyq
帅哥哟,离线,有人找我吗?
头衔:耗材大王
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文章:553
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谢谢老大,又让我学到了不少知识!

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2004-11-6 23:56:00
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equip
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今天碰到一件事,用户要买一个仪器,挺急的,通过网站发到某公司经理的邮箱中,但我们打电话得知,该公司经理出差,要二星期后回来,在外出差,无法上网收邮件,因此只好等他出差回来才能处理了。

时间就是金钱  信息就是财富     有用是信息  无用是垃圾
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2004-11-22 21:17:00
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yalien
帅哥哟,离线,有人找我吗?
头衔:我心依旧
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这种做法不错,多谢了!!!

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2005-3-15 11:39:00
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lsh_ly
帅哥哟,离线,有人找我吗?
等级:新手上路
文章:2
积分:80
注册:2005年4月24日
7
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受益非浅!!谢谢!!

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2005-4-24 9:31:00
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lieyar
帅哥哟,离线,有人找我吗?
等级:新手上路
文章:2
积分:45
注册:2005年5月13日
8
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是呀~~~
大家都要注意哟

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2005-5-13 16:08:00
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zhzuhong
帅哥哟,离线,有人找我吗?
头衔:离心管
等级:黑侠
文章:300
积分:3075
注册:2005年6月7日
9
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谢谢,

优质耗材,知名品牌!
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2005-6-7 15:49:00
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zhzuhong
帅哥哟,离线,有人找我吗?
头衔:离心管
等级:黑侠
文章:300
积分:3075
注册:2005年6月7日
10
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[讨论] 试剂类销售离直销有多远
很想知道大家的看法!!

优质耗材,知名品牌!
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2005-6-7 16:03:00
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供应商使用电子邮件的基本常识, 大家都看看
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